Política de protección de datos

GILMEDICA S.A.S., sociedad comercial legalmente registrada en la Cámara de Comercio de Cali e identificada con el NIT. No. 890.317.417-9, con domicilio en el municipio de Yumbo (Valle del Cauca) y con la dirección de correo electrónico gerencia@gilmedica.com, (en adelante “Gilmedica” o la “Compañía”), con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el compendio normativo del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones normativas que las modifiquen, adicionen, complementen o deroguen, se permite poner en conocimiento del interés público, de sus clientes, trabajadores, accionistas, colaboradores y proveedores su Política de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”), por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de la información vinculada, o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (los “Datos Personales”), en virtud de la autorización previa que haya sido otorgada por las mismas a un responsable de datos personales.

 

Esta Política será aplicable a todos los Titulares que tengan relación con Gilmedica y/o cuyos Datos Personales hayan sido recolectados y procesados de cualquier manera como consecuencia o con ocasión de una relación establecida con la Compañía, sea que dicho Tratamiento sea realizado por Gilmedica o por terceras personas que lo hagan por encargo de ésta.

 

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado por Gilmedica y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que se acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el Tratamiento de Datos Personales.

 

En esta Política de Tratamiento de Datos Personales, Gilmedica detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades del Tratamiento de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

 

Gilmedica, en cumplimiento del derecho constitucional al Hábeas Data, sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

1. MARCO LEGAL DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE GILMEDICA.

El marco legal de esta Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales se ve determinado de manera principal por la constitución política de Colombia, especialmente en sus artículos 15 y 20, los cuales desarrollan el derecho a la información, las libertades, garantías de todos los ciudadanos con respecto a sus datos personales y su derecho a la privacidad. Igualmente se debe tener en cuenta lo preceptuado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de la información y los datos personales.

 

En el mismo sentido, se encuentran las disposiciones reglamentarias establecidas por el Gobierno Nacional en los decretos 1377 de 2013, decreto 886 de 2014 e incluso el compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, así como los Decretos Reglamentarios 1727 de año 2009, 2952 del año 2010 y todas aquellas normas que deroguen, modifiquen o adicionen a las leyes, artículos y decretos anteriormente mencionados. En conclusión, las normas aquí citadas son el marco jurídico regulatorio de todos los aspectos relacionados con el tratamiento de datos personales de Gilmedica, sus finalidades, regulaciones, las facultades de los titulares de datos personales, cuyos datos son objeto de un tratamiento, y los deberes asociados a los responsables y encargados de los mismos.

 

2. OBJETO.

Este documento contiene la política que determina el tratamiento de los datos personales recolectados por Gilmedica y sus funcionarios en relación con las finalidades previstas para los datos personales y la información sensible de cada titular, ésta política de tratamiento de la información se encuentra ajustada en debida forma a lo establecido en los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, así como a lo determinado por los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 de 2015. En tal virtud, el objeto de este documento y de la reglamentación aquí estipulada es establecer los parámetros de manejo y finalidades previstas para el tratamiento de datos personales por parte de Gilmedica y que a su vez, todos los titulares puedan tener pleno conocimiento del tratamiento y las finalidades que se le dan a sus datos una vez son obtenidos por parte de alguna de nuestras dependencias o la plataforma web de la Compañía, garantizando a los titulares el ejercicio de las facultades y derechos que derivan de su calidad.

La Política de Protección de Datos Personales de GILMEDICA S.A.S., se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, que para GILMEDICA S.A.S., sea objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

3. DEFINICIONES.

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta tanto las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, como las siguientes, tal como se indican a continuación:

1. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

2. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

 

3. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquéllos que revelen el origen racial o étnica, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido política, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

4. Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

5. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.

 

6. Registro Nacional de Bases de Datos: Significa el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento, que operan en Colombia.

 

7. Responsable del Tratamiento: Corresponde a Gilmedica o la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las finalidades de las Bases de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

 

8. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como también su Transferencia y/o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

 

9. Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia envía la información de los Datos Personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

10. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.

 

11. Autorización: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado suministrado por el titular de la información y de los datos personales, que se debe otorgar a Gilmedica para que ésta pueda desarrollar las finalidades establecidas en su Política de Protección y Tratamiento de datos personales.

 

12. Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que será objeto de tratamiento por parte de Gilmedica, esto teniendo en cuenta lo establecido en la presente Política de Protección y Tratamiento de datos personales.

 

13. Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea consagrado por la constitución, la ley o la jurisprudencia como semiprivado, privado o sensible. Es decir que son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, en general todo dato que pueda obtenerse sin reserva alguna. Los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así  como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.

 

14. Dato semiprivado: Debe entenderse por dato semiprivado aquel que, siendo un dato personal, es conocido y de interés sólo para el titular de los datos y un determinado sector de personas o de la sociedad en general, pero sin ser privado, reservado o público.

 

15. Dato privado: Debe entenderse por dato privado aquel dato personal que por su carácter reservado e íntimo es exclusivo de la esfera personal del titular.  

 

16. Aviso de privacidad: Entiéndase como la comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Protección y Tratamiento de datos personales que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales e información por parte de Gilmedica.

 

4. PRINCIPIOS RECTORES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GILMEDICA.

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales en Gilmedica son:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen, adicionen o modifiquen.

 

2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una o varias finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, las cuales deben ser informadas al Titular.

 

3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

 

6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

 

7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

 

5. AUTORIZACIÓN, TRATAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Desde la entrada en vigencia de la presente Política, Gilmedica, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización previa a los Titulares de los mismos, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

 

Gilmedica adelantará el Tratamiento de los Datos Personales que el Titular voluntariamente suministre, los cuales podrán ser utilizados únicamente por Gilmedica, sus empleados, consultores, asesores, filiales del grupo empresarial y socios comerciales y estratégicos autorizados expresamente por la Compañía. En todo caso, Gilmedica, según la solicitud del Titular, suministrará la información completa de las personas autorizadas y/o los terceros que lleven a cabo un Tratamiento de sus Datos Personales.

 

Gilmedica podrá solicitar en cualquier momento Datos Sensibles, informando al Titular, al momento de la recolección, que los datos solicitados tienen este carácter de sensible y que su suministro a Gilmedica es facultativo e indicando que tipo de Datos Sensibles se recolectarán. En todo caso, Gilmedica observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. Gilmedica no condicionarán, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

 

La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por los medios indicados en esta Política.

 

Gilmedica conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

 

6. ÁMBITOS DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales será aplicable al tratamiento que todos los funcionarios, colaboradores, trabajadores, aliados y accionistas de Gilmedica deben darle a la información y los datos personales administrados por ésta. No obstante, las sucursales, filiales y los terceros, a los que en virtud de las finalidades que tengan las bases de datos, tengan acceso a las mismas, también deberán proceder de conformidad a lo establecido por los parámetros de esta Política de Tratamiento de Datos Personales. Todo lo anterior sin perjuicio de los preceptos legales y reglamentarios que regulan a nivel general estos procedimientos en Colombia.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los Datos Personales que recolecta Gilmedica, son incluidos en unas Bases de Datos a las cuales tienen acceso el personal y los terceros autorizados de la Compañía en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección. En todo caso, por medio de esta Política que reglamenta el tratamiento que se le dará a los datos personales y la información por parte de Gilmedica, se garantiza que la información y los datos personales recolectados y administrados por Gilmedica serán única y exclusivamente para el desarrollo de las actividades directamente ligadas al objeto social de la Compañía. Específicamente las siguientes finalidades:

 

1. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los accionistas de Gilmedica, serán las siguientes:

1. Finalidades varias-Procedimientos administrativos.
2. Efectuar el pago de dividendos.
3. Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionistas.
4. Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación accionaria.

 

2. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los clientes de Gilmedica, serán las siguientes:

 

1. Contactar a los titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
2. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
3. Contactar al Cliente por medios electrónicos, telefónica, SMS o correo electrónico con el fin de efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios que son ofrecidos por Gilmedica.

1. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los titulares de los datos personales.
2. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
3. Gestionar las consultas realizadas por los titulares de la información.
4. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.
5. Realizar la debida actualización de datos.
6. Gestión contable, fiscal y administrativa- Cobros y pagos. Gestión contable, fiscal y administrativa- Gestión de Clientes, Gestión contable, fiscal y administrativa-Facturación.
7. Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
8. Registrar a los titulares como clientes o evaluarlos como clientes potenciales de Gilmedica.
9. Analizar el riesgo financiero de Gilmedica.
10. Analizar el riesgo de Lavado de activos / financiación del terrismo LAFT
11. Reportar en los bancos de datos, directamente o por intermedio de las autoridades de vigilancia y control, datos tratados o sin tratar, referidos a: (i) cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones crediticias o deberes de contenido patrimonial, (ii) sus solicitudes de crédito, datos personales, así como información de sus relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que hayan entregado a las autoridades autorizadas o que consten en registros públicos, bases de datos públicas o documentos públicos.
12. Enviar por cualquier medio físico o electrónico, conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo y promocional sobre los productos y/o servicios de Gilmedica.

 

3. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los proveedores de Gilmedica, serán las siguientes:

 

1. Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de la relación contractual sostenida con Gilmedica.
2. Gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de Gilmedica y el proveedor.
3. Procedimientos y gestiones administrativas y fiscales.
4. Suministro de bienes y la prestación de servicios acordados.  
5. Gestiones de facturación y las operaciones encaminadas para su efectividad.
6. Remisión de información a los titulares relacionada con el objeto social de la Compañía.
7. Salida y entrada de documentos.
8. Campañas de actualización de datos personales e información objeto del tratamiento de datos personales.
9. Gestión económica y contable de los datos del titular.
10. Histórico de relaciones comerciales.
11. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
12. Gestiones tributarias y de recaudo.
13. Encuestas de opinión.
14. Verificar antecedentes comerciales y reputaciones, además de eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
15. Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
16. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
17. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
18. Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial entre Gilmedica y el Proveedor y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones, sin perjuicio de que, conforme al marco legal de esta política de tratamiento de datos personales, el titular pueda solicitar modificar, eliminar y/o corregir la información reportada.
19. Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a los proveedores de Gilmedica.

 

4. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los visitantes, personal autorizado y contratistas autorizados, serán las siguientes:

 

1. Contar con la información necesaria, en caso que se presente una emergencia al interior de las instalaciones de Gilmedica, así como darle el uso necesario para gestionar dicha emergencia, en relación con los titulares de los datos personales objeto del tratamiento.
2. Proteger la seguridad de las instalaciones de Gilmedica y de los titulares en el interior de las mismas.
3. Identificar y realizar control de registro de ingreso y salida de equipos, vehículos, visitantes, personal autorizado, contratistas autorizados o personas naturales y demás actividades de seguridad física.
4. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión. o imágenes, para realizar investigaciones o sanciones de índoles disciplinarias o penales según sea el caso, así como para administrar el ingreso de personas a las instalaciones de Gilmedica.

 

5. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los trabajadores, practicantes y/o candidatos a una vacante de Gilmedica serán las siguientes:

 

1. Adelantar auditorías y administrar los sistemas y bases de datos de Gilmedica.
2. Contactar a los titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional sostenida con Gilmedica.
3. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de responsable del tratamiento respecto del titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley y el contrato.
5. Desarrollo de programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo con base en la información médica y de salud ocupacional obtenida desde el momento del ingreso del trabajador, así como durante la ejecución y culminación de las actividades asignadas al mismo.
6. Desarrollo de programas de formación, capacitación y entrenamiento según el cargo del trabajador.
7. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los titulares de los datos personales.
8. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
9. Gestionar las consultas realizadas por los titulares de la información.
10. Gestionar información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el desarrollo de procedimientos de control ético o disciplinario de conformidad con las disposiciones del reglamento interno aplicable y demás disposiciones normativas aplicables a la relación laboral sostenida con Gilmedica.
11. La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por Gilmedica.
12. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.
13. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios.
14. Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas, de la seguridad social y judicial que regulen, supervisen o vigilen las actividades y operaciones de Gilmedica, previo cumplimiento del debido proceso.
15. Para el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, así como de las políticas internas de Gilmedica.
16. Para verificar la información contenida en la hoja de vida suministrada a Gilmedica.
17. Prevenir el fraude o el uso inadecuado de los servicios de Gilmedica.
18. Permitir la creación de casos o usuarios en los sistemas de información de Gilmedica, asociados a la vinculación de trabajadores, así como para el desarrollo de la función estratégica, administrativa, comercial y contable de la Compañía.
19. Registrar la información del grupo familiar de los empleados de la Compañía para el cumplimiento de los deberes que la Ley señala, así como para hacerlos partícipes de las actividades de bienestar o beneficios que provea la Compañía.
20. Realizar un control de acceso a las instalaciones de la Compañía y a la salida de las mismas.
21. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Compañía.
22. Satisfacer obligaciones legales, como las relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
23. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información que Gilmedica disponga legítimamente respecto de los mismos.
24. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones o sanciones de índoles disciplinarias o penales según sea el caso.
25. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
26. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
27. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante Gilmedica.
28. Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador de Gilmedica.
29. Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de Gilmedica, en calidad de empleador.
30. Enviar comunicaciones al interior de la entidad relacionadas o no con su vinculación laboral en Gilmedica.
31. Promover la participación del titular del dato personal en programas desarrollados por Gilmedica que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
32. Administrar los datos personales para que Gilmedica, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones laborales.

 

6. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los contratistas de Gilmedica serán las siguientes:

 

1. Adelantar auditorías y administrar los sistemas y bases de datos de Gilmedica.
2. Contactar a los titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional sostenida con Gilmedica.
3. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de responsable del tratamiento respecto del titular de la información, con relación al pago de las obligaciones aceptadas contractualmente.
5. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los titulares de los datos personales.
6. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
7. Gestionar las consultas realizadas por los titulares de la información.
8. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.
9. Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas y legales pertinentes.
10. Realizar un control de acceso a las instalaciones de la Compañía y a la salida de las mismas.
11. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Compañía.
12. Satisfacer obligaciones legales, como las relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
13. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información que Gilmedica disponga legítimamente respecto de los mismos.
14. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones o sanciones de índoles contractuales o penales según sea el caso.
15. Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de la relación contractual sostenida con Gilmedica.
16. Gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de Gilmedica y el contratista.
17. Procedimientos y gestiones administrativas y fiscales.
18. Gestiones de facturación y las operaciones encaminadas para su efectividad.
19. Remisión de información a los titulares relacionada con el objeto social de la Compañía.
20. Salida y entrada de documentos.
21. Campañas de actualización de datos personales e información objeto del tratamiento de datos personales.
22. Gestión económica y contable de los datos del titular.
23. Histórico de relaciones comerciales.
24. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
25. Gestiones tributarias y de recaudo.
26. Encuestas de opinión.
27. Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
28. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
29. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
30. Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial entre Gilmedica y el Contratista y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones, sin perjuicio de que, conforme al marco legal de esta política de tratamiento de datos personales, el titular pueda solicitar modificar, eliminar y/o corregir la información reportada.
31. Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a los contratistas de Gilmedica.

1. En general

La información suministrada por el Titular, sólo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de Gilmedica o archivados, de acuerdo al término que se haya establecido dentro de la autorización.^[1]

 

Si Gilmedica llega a solicitar datos de carácter sensible, se recuerda que dar esta información no será obligatorio en ningún caso y en caso de no autorización por parte del titular, Gilmedica no tomará represalias. Estos datos serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos

 

Gilmedica podrá transmitir y/o transferir sus Datos Personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluso si se encuentran ubicados en países que no proporcionen niveles adecuados de protección, siempre y cuando medie previa y expresa autorización del Titular de los Datos Personales.

 

8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

 

De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

 

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;

 

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

 

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato;

 

6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

De conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, el ejercicio de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

 

2. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

3. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

4. Dado el caso en que el titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representar.

 

9. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

 

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

 

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada;

 

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

 

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;

 

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

 

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;

 

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

 

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política;

 

11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la regulación de protección de Datos Personales y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

 

12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

 

13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

 

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

 

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

10. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES

Gilmedica se permite acreditar que toda actividad de recopilación, conservación, uso, manejo, actualización, corrección, supresión y en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o tratar datos e información de carácter personal de titularidad de terceros, deberá́ llevarse a cabo mediante autorización previa, expresa y libre de sus respectivos titulares.

 

Con el otorgamiento de la autorización por parte del titular para la recolección y el tratamiento de las informaciones y datos personales, se entenderá́ que este ha leído y aprobado la presente Política de Tratamiento de datos personales o en su defecto que se le informó previamente por medio del aviso de privacidad que aquella se encuentra almacenada en los libros de comercio de la sociedad, para efectos de conocer la misma los interesados la podrán solicitar a través del canal de contacto que es el correo electrónico habeas.data@gilmedica.com y que puede ser consultada en cualquier momento y por cualquier persona sin  ningún tipo de restricción.

 

Así mismo, por medio de la autorización para la conservación, administración, recolección y tratamiento de la información y datos personales, el titular declara que dichos datos e información son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables, comprensibles y corresponden a la realidad vigente para el momento en que son suministrados.

 

Gilmedica tendrá a disposición de todos los titulares de la información y los datos personales objeto del tratamiento, el documento por medio del cual éstos le otorgaron la respectiva autorización, con el único propósito que puedan acceder al mismo previa solicitud para efectos de acreditar el medio y la fecha en la cual fue otorgada. La autorización otorgada por el titular de la información podrá́ constar por escrito, ya sea en un documento físico, digital o en medios magnéticos, así́ como en archivos de audio, plataformas tecnológicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idóneo y apto para probar la existencia del consentimiento del titular y la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

 

La ley 1581 de 2012 en el artículo 10 establece que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o Científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

A la luz de lo establecido en el artículo 8 y 9 de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información o los datos personales podrán en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada a Gilmedica para su tratamiento. De conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de aquella tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

Una vez radicada la solicitud por medio de los canales establecidos en esta Política de Tratamiento de datos personales y Gilmedica no haya efectuado respuesta alguna o en su defecto no haya suprimido los datos del titular reclamante, éste estará en todo su derecho de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que dicha entidad, en uso de sus facultades sancionatorias y jurisdiccionales (artículo 22 ley 1581 de 2012), ordene a Gilmedica la supresión y/o revocatoria de la autorización deprecada por el titular.

 

En virtud de lo reglado en el inciso primero del artículo 6 de Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales sensibles está prohibido por regla general. No obstante, de conformidad con el literal d) de la mencionada disposición, el tratamiento de dichos datos es permitido cuando se da en virtud de las finalidades que tengan, es decir que cuando estas estén directamente ligadas a un objetivo puntual están permitidas.

 

A la luz de lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Gilmedica solicitará autorización expresa y escrita al titular del dato sensible para que este autorice su tratamiento, previa comunicación verificable de las siguientes determinaciones:

 

1. Que no está́ obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles siempre que no sea su voluntad.
2. Que dar respuesta a cualquier interrogante o cuestionamiento que Gilmedica realice en relación con sus datos personales sensibles es facultativo.
3. Cuáles serán sus datos sensibles que serán objeto de tratamiento por parte de Gilmedica y con qué finalidad.
4. Que toda la información relativa a datos sensibles que se brinde a los colaboradores y dependientes quedará amparada bajo el secreto profesional que deben guardar las empresas en los términos de la ley, y que se utilizarán medidas adecuadas e idóneas para su protección.

 

La Política de Tratamiento de datos personales de Gilmedica reconoce que los datos atenientes a los menores de edad, según lo establecido en el artículo 7 de la 1581 de 2012 respecto de los niños, niñas y adolescentes, son de alta sensibilidad y su tratamiento está prohibido, con excepción de que los mismos estén siendo tratados, con autorización de los representantes legales de los menores de edad y en beneficio o sin vulnerar los derechos fundamentales de los mismos. De igual manera su tratamiento se encuentra permitido cuando dichos datos son de conocimiento público. No obstante lo anterior, los padres o representantes legales que crean que Gilmedica pueda haber recopilado datos personales de niños menores de esas edades, sin su autorización, pueden enviar una solicitud para que se eliminen a la dirección de correo electrónico: habeas.data@gilmedica.com

 

En este sentido, Gilmedica garantiza que se abstendrá de efectuar el tratamiento de los datos privados y semiprivados en los cuales el titular sea un menor de edad, sin que ello sea absolutamente necesario. Ahora bien, para dicho tratamiento se requerirá de la autorización del representante del menor en los términos establecidos por la ley y este documento. No obstante, lo anterior, Gilmedica no se hará responsable por los menores de edad que ingresen a la plataforma web de Gilmedica y entreguen datos que no correspondan con la realidad para acceder a los servicios y/o productos ofrecidos por la misma, traspasando las diferentes medidas de Gilmedica para prevenir el tratamiento de datos de menores de edad no autorizados.

 

Gilmedica por medio de esta Política de Tratamiento de datos personales y en virtud de la ley 1581 de 2012 garantiza que la información contenida en su base de datos será́ utilizada de manera correcta, para fines lícitos y manteniendo indemne el derecho al habeas data amparado por la Constitución política. El tratamiento de los datos personales antes descritos por parte de Gilmedica se circunscribirá́ únicamente a las actividades de recolección almacenamiento y uso de dicha información con las finalidades previstas en esta Política.

 

Gilmedica garantiza a todos los titulares de información y datos personales que esta no será́ utilizada para finalidades distintas a las respectivamente autorizadas por sus titulares en los documentos de autorización, que no será comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional ni internacionalmente, sin que medie previa autorización expresa por parte de los titulares.

 

No obstante, es pertinente resaltar que sin perjuicio que el titular de los datos manifieste su intención de revocar la autorización dada a Gilmedica para la conservación de sus datos personales, en caso de una obligación legal o contractual, los datos deban ser conservados, dicha revocatoria no tendrá los efectos pertinentes.

 

11. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR GILMEDICA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

Razón social	GILMEDICA S.A.S.
NIT	890.317.417-9
Domicilio	Yumbo
Dirección	Calle 13 N° 32-418
Teléfonos	(032) 695 94 62
Correo electrónico	habeas.data@gilmedica.com
Página Web	www.gilmedica.com

 

12. PROCEDIMIENTOS QUE DEBERÁ SEGUIR EL TITULAR PARA  EJERCER SUS DERECHOS SOBRE DATOS PERSONALES.

El Titular de los Datos Personales podrá ejercer sus derechos sobre sus Datos Personales suministrados, a través del área de Quejas, Peticiones y Reclamos establecida para tal fin y que se identifica en esta Política, y mediante los siguientes canales dispuestos para el efecto:

 

1. Mediante comunicación electrónica, a través del correo electrónico habeas.data@gilmedica.com 

 

2. Mediante comunicación telefónica, al número de teléfono (032) 695 94 62

 

2. Procedimiento para realizar consultas (solicitar prueba de la autorización, conocer de los datos que han sido recolectados y conocer el tratamiento que se le ha dado a los mismos).

El Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Gilmedica, de acuerdo con las siguientes reglas:

 

1. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes o que se encuentra facultada por la ley para realizar dicha solicitud, la solicitud será rechazada.

 

2. Todas las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3. Procedimiento para la presentación de reclamos para la actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización.

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las Bases de Datos de Gilmedica debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo de acuerdo con las siguientes reglas:

 

1. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes o que se encuentra facultada por la ley para realizar dicha solicitud, la solicitud será rechazada.

 

2. El reclamo debe contener la siguiente información: (i) La identificación del Titular; (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación; (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos; (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (vi) Los documentos que se quiera hacer valer; (vii) Firma y número de identificación.

 

3. Si el reclamo resulta incompleto, Gilmedica requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

4. Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

7. El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus Datos Personales. La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las Bases de Datos, de acuerdo con lo solicitado por el Titular. El derecho de supresión no es absoluto y Gilmedica podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos: (i) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal; (ii) La eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; (iii) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o el Responsable.

 

13. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

De conformidad lo establecido en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y lo establecido en esta Política de Tratamiento de Datos Personales, se advierte a los titulares de la información y los datos tratados, así como a sus respectivos causahabientes, apoderados o representantes, que la consulta, reclamación, petición, solicitud o queja tramitada de conformidad al procedimiento establecido en esta Política de Tratamiento de Datos Personales, constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja a la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de la información o datos personales, por lo que dicha entidad no dará́ trámite a las quejas que se interpusieron sin el agotamiento de la etapa previa antes mencionada.

 

14. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GILMEDICA.

La presente Política rige a partir del 04 de Mayo de 2023.

 

Los Datos Personales incluidos en las Bases Datos sujetas a Tratamiento, permanecerán y serán tratados con base en el criterio de temporalidad por el término que precisen las finalidades contempladas en la presente Política, durante el período en el que subsistan las mismas, más el término que establezca la ley.

 

Esta Política podrá ser modificada por Gilmedica cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. Únicamente las modificaciones respecto de las finalidades del Tratamiento y de los datos del Responsable del Tratamiento, o cualquier otra modificación sustancial serán comunicadas previamente a los Titulares.